Nix ist einfach…

Wie schon im Oktober 2014 in der Vielhaber aktuell „Spezialausgabe“ „Die Freude mit der Bürokratie…“ befürchtet, gibt es viele weitere Dinge, die wirklich nicht so ganz einfach zu verstehen oder umzusetzen sind. Ich versuche mal, einige zu erklären – „einfach isses aber nich“:

Während ich an meinem PC sitze und dies schreibe, muss ich mich immer wieder dazu zwingen, die richtige Haltung einzunehmen – auch wenn diese schon mal unbequem ist. Ich zitiere aus der Beschreibung der Bildschirmarbeitsplätze: „Das optimale Blickfeld liegt zwischen 15° über und 15° unter diesem Winkel. Das maximale Blickfeld erstreckt sich von 35° über bis 25° unter dem o.g. Winkel. Innerhalb dieses Blickfeldes sollten sich Bildschirm, Konzepthalter bzw. Arbeitsvorlage und Tastatur befinden.

Dies bedeutet, dass die maximale Höhe der obersten Bildschirmzeile die Augenhöhe ist. Die tatsächliche Höhe der obersten Bildschirmhöhe ist abhängig von der Arbeitsaufgabe und der Augenleistung des Nutzers. So wird eine junge Sekretärin mit viel Textverarbeitung wegen des Fließtextes (Bearbeitung in der untersten Zeile) eine höhere und ein älterer Sachbearbeiter mit Lesebrille eine tiefere Aufstellung bevorzugen. Die am häufigsten verwendeten Bildschirmzeilen sollten daher im optimalen Blickfeld liegen. Es hat sich bewährt, dass sich die oberste Zeile bei einem Sehabstand von 700 mm etwa 200 – 250 mm unterhalb der Waagerechten befindet.“ Ich hätte es nicht besser erklären können! Glauben Sie mir, es ist nicht leicht dafür zu sorgen, dass die Winkel und Abstände von allen eingehalten werden – zumal sie ja je nach Aufgabe und Alter variieren. Es ist sicher kein Zufall, dass auf den erklärenden Fotos keine richtigen Menschen abgebildet sind. Es sollte sich doch jeder so hinsetzen können und dürfen, wie es für ihn am bequemsten ist! Das ist im Auto, vor dem Fernsehen, im Kino und im Zug doch auch so – hoffentlich bringe ich jetzt niemand auf „dumme Gedanken??“

Sie kennen das sicher schon: das „Vater – Unser“ besteht aus 56 Wörtern, die „10 Gebote“ aus 69 Wörtern, die „Unabhängigkeitserklärung der Vereinigten Staaten von Amerika“ immerhin schon aus 270 Wörtern und die „EU – Bestimmung zur Einfuhr von Büroklammern“ benötigt 24.793 Wörter um das Wichtigste zu regeln. (Quelle: https://de.tonula.com). Ich habe dann mal eine PKW – Versicherungspolice angeschaut: sie umfasst 46 Seiten. Im Inhaltsverzeichnis gibt es 144 Unterpunkte und insgesamt umfasst sie um die 30.000 Wörter (ich habe eine Seite gezählt und hochgerechnet). Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich jemand diese komplette Police durchliest und alles versteht was darin geregelt ist? Ich denke, dass ich ca. 2 Tage brauche, denn es sind ja auch noch viele Verweise z.B. auf das Versicherungsvertragsgesetz, die Zivilprozessordnung und die VVG-Informationspflichtenverordnung enthalten, die ich ja auch nachlesen muss. Dann darf ich nicht daran denken auch noch die Policen der übrigen Versicherungen (Feuer, Haftpflicht, Betriebsunterbrechung, Wasser, Sturm/Hagel, Glasbruch, Einbruchdiebstahl, Vandalismus, Umweltschäden, Hausrat, Unfall, Rechtsschutz…) lesen und verstehen zu müssen – schließlich habe ich sie unterschrieben . Zum Glück betreut und ein Versicherungsmakler, dem ich vertraue, der sich damit auskennt – und der Zeit und Verständnis für mein gelegentliches Stöhnen hat.

„Zum Mitnehmen oder hier essen?“ – Sie kennen diese Frage ganz sicher. Warum interessiert die Verkäuferin dies eigentlich? Es hat mit der Höhe der Mehrwertsteuer zu tun. Wie der Name schon sagt, ist die Mehrwertsteuer eine Steuer, die auf einen Mehrwert bezahlt werden muss. Sie wird unterschieden in eine Vorsteuer und eine Umsatzsteuer. Wenn also z.B. eine Bäckerei Mehl kauft, steht auf der Rechnung der vereinbarte netto – Preis zzgl. der MwSt. Für die Mühle ist die MwSt. eine Umsatzsteuer, die sie an das Finanzamt weiterleitet. Für die Bäckerei ist diese Steuer eine Vorsteuer, die sie vom Finanzamt erstattet bekommt. Würde die Bäckerei nun dieses Mehl zum gleichen Preis weiter verkaufen, müsste sie auf den Verkaufspreis die MwSt. aufschlagen und anschließend als Umsatzsteuer wieder an das Finanzamt abführen. Da in diesem Fall kein Mehrwert entstanden ist, wird die Bäckerei durch diese Steuer auch nicht belastet. Nun kauft eine Bäckerei außer Mehl noch viele andere Zutaten (Salz, Hefe, Wasser, Körner,….), Energie und Geräte/Öfen ein und backt daraus z.B. Brot. Wenn die Kosten für die Rohstoffe und übrigen notwendigen Dinge 100,- € sind und das Brot für 150,- € verkauft wird, ist ein Mehrwert von 50,- € entstanden. Die Bäckerei bekommt die MwSt. (Vorsteuer) für die 100,- € erstattet (die Einkaufsrechnung für die Rohstoffe würde dann lauten: 100,- € zzgl. 7% MwSt. = 107,- €), muss aber für 150,- € MwSt. (Umsatzsteuer) abführen (hier würde die Verkaufsrechnung lauten 150,- zzgl. 7% MwSt. = 160,50). Die eigentliche Belastung der MwSt. für die Bäckerei berechnet sich also nach dem Mehrwert, hier den 50,- €, also der Differenz aus 10,50 € und 7,- € = 3,50 €.

Nun gibt es in Deutschland unterschiedliche Mehrwertsteuersätze: 19% und 7%. Natürlich verteuert die MwSt. für die „Endkunden“ alles, was verkauft wird. Wenn es keine MwSt. gäbe, würde ein Pullover statt 119,- € nur 100,- € kosten. Damit Lebensmittel nicht so viel teurer werden, gilt hierfür der verminderte MwSt.- Satz von 7%. Backwaren im Wert von 100,- € kosten also nur 107,- € statt 119,- €. Nun zur eigentlichen Frage zurück: Warum interessiert die Verkäuferin wo ich mein belegtes Brötchen esse? Weil es nicht nur entscheidend ist ob es sich bei dem Brötchen um ein Lebensmittel handelt oder nicht, sondern auch noch wo ich es esse! Wenn ich das Brötchen mit nach Hause nehme (d.h. nicht in der Filiale esse) beträgt die Belastung durch die MwSt. 7%, wenn ich mich auf einen Stuhl in der Filiale setze und das Brötchen esse, beträgt die MwSt. 19%! Dazwischen liegen 12% - Punkte! Die Bäckerei muss also für ein belegtes Brötchen, das sie für 2,50 € verkauft, 16 Cent MwSt. ans Finanzamt überweisen, wenn der Kunde es mitnimmt. Die Abgabe beträgt jedoch 40 Cent, wenn der Kunde es auf einem Stuhl vor der Theke verzehrt! Die Differenz von 24 Cent mehr oder weniger Abgabe/Gewinn bei dem gleichen Verkaufspreis ist schon heftig!

Bei Kaffee ist es noch etwas schwieriger: für Kaffee als Bohne gilt immer 7% MwSt. Trinkfertig gilt für Kaffee immer 19% MwSt., egal ob in der Filiale oder als To Go getrunken. Wenn aber mind. 75% des Kaffees aus Milch besteht (Cappuccino, Latte Macchiato), dann beträgt die MwSt. 7% bei To Go und 19% beim Verzehr vor Ort.

Das alles hat auch Auswirkungen auf den Verkauf von Gutscheinen. Wenn ein Kunde einen Gutschein kauft und ihn dann verschenkt, wissen wir beim Verkauf ja nicht, ob der Beschenkte den Gutschein für Brot, (7% MwSt.), Snack zum Mitnehmen (7% MwSt.), Snack zum Verzehr in der Filiale (19% MwSt.), einem Kaffee mit viel oder wenig Milch, zum Sofort - Trinken oder Mitnehmen einlöst. Vorschlag an die Steuerexperten: Lebensmittel sind Lebensmittel – also immer 7% MwSt. egal wo und unter welchen Umständen sie gegessen oder getrunken werden.

Beim Verkauf von Gutscheinen gibt es noch ein anderes Problem. Der eigentliche Verkauf von Gutscheinen ist nur ein Tausch von Geld und einem Stück Papier auf dem der gleiche Geldbetrag steht. Im steuerlichen Sinn ist da noch kein Umsatz entstanden, es entsteht kein Ertrag, es fallen noch keine Steuern an. Der eigentliche Umsatz, also der Verkauf von Backwaren geschieht i.d.R. erst, wenn der Gutschein eingelöst wird. Wenn das im Laufe des Kalenderjahres geschieht, ist es kein Problem. Schwierig wird es, wenn die Gutscheine erst im nächsten Jahr eingelöst werden. Beispiel: Vor Weihnachten verkaufen wir für 100,- € Gutscheine, die erst im nächsten Jahr eingelöst werden. Nun haben wir zwar das Geld dafür erhalten, also die 100,- € in der Kasse, diese erhöhen aber nicht den Umsatz des Jahres und haben damit auch keine Auswirkung auf den Gewinn und damit auf die Steuerzahlungen. Das bedeutet, dass wir nachhalten müssen, welche Gutscheine mit welchen Beträgen am 31.12. nicht eingelöst wurden. Deshalb haben unsere Gutscheine Nummern. Wir wissen, welche Gutscheine in welcher Filiale verkauft wurden und achten nun darauf, welche eingelöst wurden und wann. Hier kommt noch dazu, dass die Gutscheine ja auch in einer anderen Filiale eingelöst werden können als sie gekauft wurden. Im neuen Jahr ist es dann umgekehrt: die eingelösten Gutscheine erhöhen den Umsatz, damit den Ertrag, damit die Steuern auf den Ertrag obwohl das Geld gar nicht in der Kasse ist, weil es ja schon im Vorjahr in der Kasse war…..  

Zum Thema Kassen: Hier müssen alle Kassenbewegungen, also jeder einzelne Verkauf, jede Preisänderung, jeder Storno für 10 Jahre manipulationssicher gespeichert werden. D.h. dass jeder Verkauf eines Brötchens mit Datum, Uhrzeit, Verkaufspreis, MwSt.- Satz, Wechselgeldrückgabe in jeder Filiale 10 Jahre lang nachvollzogen werden können muss. Die Speicherung hat dann so erfolgen, dass sichergestellt ist, dass nicht nachträglich der Preis oder die Menge verändert werden kann. Für 10 Jahre ist das ganz schön viel Speicherplatz! Da müssen viele Kassen entweder ganz ausgetauscht oder mit einem größeren Speicher nachgerüstet werden. Die Kassen, die heute bei uns eingesetzt werden, kosten schnell mal 3 – 4.000,-€; eine Nachrüstung 500,- € - pro Kasse! Nicht pro Filiale! Diese Forderung der Finanzbehörde ist also nicht mal eben so umzusetzen. Ein weiteres Thema sind dann auch die Kassen für Sonderstände. Wenn wir also Karneval in einigen Filialen Sonderstände mit Berlinern & Co. haben, dürfen wir nicht mehr die einfachen Registrierkassen oder eine „Schublade“ als Kasse einsetzen, denn auch hier gilt: für 10 Jahre manipulationssicher jeden Kassiervorgang speichern. Da kommt schnell die Frage auf, ob sich diese Sonderstände dann noch lohnen… „Der Überwachung zum Opfer gefallen“ sozusagen…

LMIV: Seit Mitte Dezember 2014 ist die Lebensmittelinformationsverordnung in Kraft. Diese EU – Verordnung regelt, dass dem Verbraucher folgende Informationen über die Lebensmittel unaufgefordert zur Verfügung stehen müssen: Bezeichnung, Zutaten einschließlich aller Hilfsstoffe, Allergene und Nährwerte. Dies ist sicher eine sinnvolle und richtige Vorschrift, denn jeder sollte sich vor dem Verzehr von Lebensmitteln informieren können, was er denn da eigentlich essen möchte. Ganz so einfach umzusetzen ist dies jedoch nicht:

Beispiel Berliner: Hier gibt es zunächst die Zutaten, die wir selbst für den Teig verwenden: Mehl, Wasser, Eier, Salz, Hefe. Dann wird der Berliner in Siedefett gebacken. Bei diesem Backen zieht natürlich etwas Siedefett in den Berliner ein. Also müssen auch die Zutaten des Siedefettes mit angegeben werden. Die Menge des Siedefettes, die einzieht, zu ermitteln ist nicht ganz so leicht! Dann wird der Berliner mit Marmelade gefüllt. Hier reicht natürlich nicht die Angabe „Marmelade“, sondern es müssen die einzelnen Bestandteile aufgeführt werden. Wir kochen die Marmelade für unsere Berliner selbst, also gehören Gelierzucker und die Früchte dazu. Anschließend wird der Berliner mit Fondant überzogen – auch die Zutaten des Fondants fügen wir in der Zutatenliste an. Wenn wir nun Berliner speziell für Kinder anbieten möchten und diese Kinderberliner etwas bunt und lustig sein sollen, könnten ja noch Gummibärchen auf den Guss gelegt werden. Also sind die Zutaten für die Gummibärchen mit aufzuführen. Nun gibt es Gummibärchen in mehreren Farben und die Zutaten sind pro Farbe anders. Also: entweder eine Farbe aussuchen und nur diese verwenden und alle andersfarbigen Bärchen selber aufessen, oder alle Zutaten aller Farben aufführen: das sind dann weitere 36 Zutaten!

So weit so gut! Nun kommt es regelmäßig vor, dass Rezepturen verändert werden. Entweder weil sich die Mehlqualität ändert oder ein Hilfsstoff gegen einen anderen ausgetauscht wird. Auch ändern unsere Lieferanten schon mal die Zusammensetzung ihrer Artikel. Dann brauchen wir die Information, pflegen sie in unser System ein, drucken für alle Filialen neue Datenblätter aus, schicken diese in die Filialen und lassen sie von unseren Verkäuferinnen in den entsprechenden Ordnern austauschen. Je nachdem, was sich geändert hat, können es allerdings schon mal einige 100 Datenblätter sein (Rezepturänderungen für Berliner, Eierlikörberliner, Karamello, Baileys Berliner, Rosinenkrapfen, Puddingberliner, Punschberliner, Spritzringe, Quarkbällchen, Apfelberliner…, weil der Lieferant die Zusammensetzung des Siedefetts geändert hat, mal 26 Filialen = 260 neue Datenblätter). Diesen letzten Aufwand (gedruckte Datenblätter) haben wir jetzt anders gelöst: in jeder Filiale hängt ein Tablet, das von Stockum aus über das Internet aktualisiert wird. Die Tablets sind für unsere Kunden frei zugänglich aber auch fest und sicher angebracht. Natürlich gilt diese LMIV auch für Restaurants und für Gemeinschaftsverpflegungen (Kantinen, Krankenhäuser…). Hier bin ich mal gespannt, wie die Information über alle eingesetzten Zutaten für ein 5 Meter langes Frühstücksbuffet oder ein 4 Gänge – Weihnachtsfestessen aussieht! Auch die Krankenhausküchen stehen da vor großen Aufgaben: jeden Tag wechselnde Gerichte zum Frühstück, Mittag- und Abendessen! Die Informationen müssen frei zugänglich und immer aktuell sein!! Das wird spannend!

Meine Frau kommt aus einer Weinhändlerfamilie in Belgien. Dort hat sie vor unserer Hochzeit ihren Vater und Bruder in der Weinhandlung unterstützt. Sie kennt sich also gut mit – überwiegend – französischen Weinen aus. So handelt sie auch in Stockum mit einer kleinen Auswahl dieser Weine und Schaumwein (Sekt).

Nun sollte man denken, dass die Einfuhr von Weinen aus einem benachbarten EU – Land recht einfach ist. Das stimmt nicht so ganz: vor jeder Einfuhr dieser Weine müssen beim Zollamt in Bielefeld erst mal zwei Verbrauchssteuernummern beantragt werden. – eine für Wein und eine für Schaumwein. Diese Nummern sind unterschiedlich und auch pro Antrag immer anders. Für den Schaumwein ist die Schaumweinsteuer im Voraus zu überweisen, sonst gibt es keine Verbrauchssteuernummer und damit ist keine Einfuhr erlaubt. Wenn die beiden Nummern ca. 4 Tage später per Fax und dann per Post eintreffen, werden sie zum Zollamt in Dresden gemeldet und zum Weinhandel nach Belgien gefaxt um auf dem Lieferschein eingetragen werden zu können – natürlich erst, nachdem die Bestätigung der Nummern per Post vom Zollamt in Dresden eingetroffen ist. Nun kann geliefert werden! Wenn die Weine in Stockum angekommen sind, wird dies nach Dresden gemeldet, damit der Vorgang dort abgeschlossen werden kann. Jetzt muss meine Frau nur noch aus dem Internet ein Steueranmeldeformular für die schon im Voraus bezahlte Schaumweinsteuer ausdrucken und ausgefüllt zum Zollamt nach Bielefeld schicken – und schon kann der Wein/Sekt verkauft werden. Wie grausam wäre das alles ohne die EU?

BGV A3 Untersuchung: Diese Berufsgenossenschaftsvorschrift A3 besagt, dass der Unternehmer alle elektrischen Anlagen regelmäßig (alle 4 Jahre) von einer Elektrofachkraft auf ihren ordnungsgemäßen Zustand hin überprüfen lassen muss. Diese Vorschrift gilt für den Betrieb und die Filialen. Der Hintergrund ist, dass sich bei der Benutzung dieser Anlage niemand verletzen soll (Stromschlag). Zusätzlich wird dadurch die Gefahr eines Feuerschadens durch Kurzschluss reduziert – eine vernünftige Sache also. Bei uns betraf diese Prüfung allein in der Bäckerei, Mühle und Verwaltung 147 Maschinen/Motoren. Zunächst wurden dabei die Maschinendaten erfasst: Name, Standort, Anschlussspannung, Netzform, Gesamtstrombedarf, Steuerspannung, Aufstellungshöhe, Umgebungstemperatur und Luftfeuchtigkeit. Dann wird festgestellt ob alle Geräte richtig beschriftet, sichtbare Schäden oder Mängel vorhanden, alle Bauteile gegen direktes Berühren geschützt, alle Betriebsmittel geerdet, alle Anschlussschrauben richtig angezogen, alle Öffnungen (Schaltschränke, Steuerpulte…) verschlossen sind, alle Motorschutzeinrichtungen richtig eingestellt wurden, die Stromleitungen nicht auf Zug stehen und an Kanten gegen Durchscheuern geschützt sind. Auch werden noch Spannungsmessungen und Erdschleifenmessungen durchgeführt, alles dokumentiert und… – fertig!  Pro Maschine/Motor sind das 6 Seiten Protokoll, bei unseren 147 zu prüfenden Geräten also 882 Seiten- ohne die Filialen!

Die elektrisch betriebenen Anlagen werden in ortsfeste und bewegliche unterteilt. Die beweglichen sind solche, die man einfach wegnehmen kann (Schreibtischlampen, Bohrmaschinen, Bildschirme…), die anderen sind ortsfest (Maschinen…). Die Geräte, die wir kaufen sind von zertifizierten, geprüften Fachunternehmen hergestellt. Die Steckdosen und Leitungen sind ebenfalls von einem geprüften Fachunternehmen installiert worden. Außerdem werden alle elektrischen Geräte regelmäßig geprüft. Nun fordert die VÜA – die das alles auch noch mal prüft – dass bei den beweglichen elektrischen Geräten immer die Stecker gezogen werden, wenn sie nicht benutzt werden – also kurz vor Feierabend. Dann sollten also von allen Bildschirmen, Druckern, Lampen, PC´s, Kopierern, Tischrechnern, Waagen… die Stecker gezogen werden und am nächsten Morgen wieder eingesteckt werden. Wann kommt das wohl für unsere Wohnungen? – und wer prüft das wann??

Stromverteilungen: In den Betrieben sind überall Stromverteilungen. Hier werden die Stromkreise der einzelnen Abteilungen mit Strom versorgt, hier sind auch die Sicherungen für die einzelnen Maschinen, Geräte und Steckdosen installiert. Nach einer neuen Vorschrift müssen diese Verteilungen mit einer F I – Sicherung versehen sein. Ältere Verteilungen müssen erneuert werden, wenn zusätzliche Strom – Abnehmer (z.B. eine Steckdose) angeschlossen werden. Dann müssen diese F I – Sicherungen regelmäßig geprüft werden – d.h., alle Geräte ausschalten, Computer runterfahren, die Sicherung auslösen, Sicherung wieder reindrücken, Geräte wieder einschalten, Computer wieder hochfahren – dokumentieren!!

Am Jahresende wird gezählt! Alle Rohstoffe, Zutaten, Hilfsstoffe, Verpackungen, Fertigwaren… müssen „körperlich“ gezählt und erfasst werden. Anschließend wird alles bewertet und fließt so als Bestand in die Gewinn- und Verlustrechnung ein. Nun kann man nicht einfach losgehen und zählen! Zunächst muss eine Schulung stattfinden: die Seiten der Listen müssen durchnummeriert sein, es darf nur mit Kugelschreiber geschrieben werden, leere Seiten bzw. Zeilen sind durchzustreichen, im Kopf des Formulars muss der Tag der Aufnahme stehen, es muss eine eindeutige Vorratsbezeichnung (Einheit, Stück, Liter…) eingetragen werden, gezählt werden darf nur im Team (ein Teammitglied zählt, das andere schreibt), beide Teammitglieder müssen jedes Inventurblatt unterschreiben. Jede Palette, jedes Regal, jeder Raum, der fertig gezählt ist, bekommt einen Aufkleber (gezählt von:… am:…), der Inventurleiter überprüft bei einem Rundgang ob alles vollständig erfasst wurde. Natürlich wird auch hier dokumentiert, dass die Schulung durchgeführt und alles richtig verstanden wurde….

Sie sehen: „Nix ist einfach…“ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Bis bald??.